Merlino è uno strumento software di gestione contenuti a
supporto della comunicazione organizzativa per aziende
ed altri soggetti dotati di una struttura articolata, e
nasce come risposta alla ricerca di soluzioni efficaci a
basso costo alle esigenze connesse alla gestione e
distribuzione di informazioni.
Merlino rende infatti
possibile agli utenti del sito l'accesso intuitivo a
tutte le informazioni in esso disponibili, garantendo
l’affidabilità dei contenuti, la rapidità di
aggiornamento, l’integrazione strutturata delle
informazioni ed il massimo grado di
interattività, senza far ricorso ad un
Webmaster.
Perchè Merlino
La necessità della presenza di un webmaster nel
trattamento tecnologico dell'informazione sino ad oggi
ha rappresentato una costante per la gestione efficace
del patrimonio informativo di aziende ed organizzazioni
di dimensioni medio-grandi, laddove, in quelle di
dimensioni inferiori, si è frequentemente tradotta in un
ostacolo all’adozione dello strumento web per
comunicare.
L'affidamento ad un unico soggetto, spesso esterno alla
struttura, del compito di tenere aggiornato un sito
comporta molto frequentemente infatti la rinuncia ad
alcuni vantaggi importanti, come:
la rapidità di
aggiornamento dei contenuti che, pur se generati
dai soggetti che sarebbero i più adatti ad entrare
in contatto diretto con il loro 'pubblico'
(uffici, sezioni, reparti, o altro), seguono
invece un percorso di pubblicizzazione più lungo
di quello stettamente necessario, transitando
inevitabilmente da un 'terzo incomodo' che di
fatto rappresenta un collo di bottiglia nel flusso
di comunicazione;
la piena interattività
tra i ‘fornitori’ ed i ‘clienti’ di informazione;
l’abbattimento dei costi
della comunicazione;
l'aumento delle
informazioni gestite mantenendo lo stesso costo di
gestione;
l’ampliamento delle
tipologie di contenuti mantenendo lo stesso costo
di gestione;
Con Merlino è attribuito agli stessi agli utenti del
sistema, se competenti a generare e manutenere una
specifica tipologia di informazioni, il potere di
rendere disponibili i loro ‘prodotti’ informativi in
rete e di aggiornarli quando necessario, nel rispetto
dei limiti derivanti dal ruolo occupato all'interno
dell'organizzazione, sul quale vengono modellate le
abilitazioni.
A
cosa serve Merlino
Facilitare la condivisione degli obiettivi strategici dell'impresa
Promuovere l’orientamento al cliente/prodotto
Sviluppare una equilibrata sintesi tra i vantaggi degli atteggiamenti competitivi (visibilità dell’apporto individuale) ed i benefici degli atteggiamenti cooperativi (disponibilità al lavoro di squadra ed alla condivisione del know-how)
Coinvolgere nella vita aziendale coltivando il senso di appartenenza all'impresa
Indurre gli addetti dell'impresa a sviluppare le proprie potenzialità personali e stimolare la crescita professionale
Facilitare l'accettazione delle innovazioni
Sviluppare l’ascolto come strumento a supporto dei processi gestionali e decisionali
Promuovere la condivisione e il trasferimento di conoscenze tra fornitori e clienti di informazione
Colmare le lacune di conoscenza in alcune aree dell'organizzazione ed assicurare che la conoscenza esistente all’interno, anche se dispersa tra più di una sede sia accessibile da tutte le sue strutture
Evitare che le strutture dell'organizzazione ricevano una mole eccessiva e/o indistinta di informazioni che non sanno come gestire
Facilitare la collaborazione tra addetti che lavorano in sedi diverse
Formalizzare le conoscenze pratiche (know-how) possedute dai singoli dipendenti
Accelerare e migliorare il trasferimento di conoscenze ai nuovi assunti
Preservare l'organizzazione dalla perdita di conoscenze a causa del trasferimento o cessazione di servizio di addetti
Aiutare i manager ad individuare le informazioni più rilevanti per la gestione dell'impresa
Abbattere i costi (palesi e nascosti) della comunicazione riducendo gli sprechi di tempo e di risorse
Punti di forza di Merlino
Avvicinamento tra i ‘fornitori’ ed i ‘clienti’ dell'informazione (eliminazione dei "colli di bottiglia") attraverso l'abilitazione degli utenti del sistema realmente competenti ad immettere e gestire specifiche tipologie di informazioni, in virtù di autorizzazioni stabili mirate (diverse per consultazione, immissione, modifica, collegamento, cancellazione) coerenti con il ruolo occupato all'interno dell'organizzazione
Accesso intuitivo ed interfaccia semplificata attraverso la standardizzazione in un’unica modalità di immissione, modifica e cancellazione di qualsiasi contenuto, con conseguente riduzione dei tempi di apprendimento dell’utilizzo dello strumento e dei connessi costi di formazione
Possibilità, per gli utenti abilitati, di creare, modificare e cancellare collegamenti tra qualsiasi contenuto nel sistema in modo semplice e veloce
Attribuzione a ciascuno degli elementi gestiti di uno specifico livello di visibilità (eseguibilità, modificabilità.....) correlato a più profili di accesso variamente articolati, conformi alla struttura, alle dimensioni ed esigenze di riservatezza dell’organizzazione
Disponibilità di strumenti di monitoraggio sullo stato di obsolescenza delle singole informazioni contenute nel sistema
Possibilità di mantenimento cronologico delle eventuali versioni precedenti di ciascun contenuto per l'accesso da parte di utenti appositamente autorizzati
Disponibilità delle informazioni sulla fonte di ciascun contenuto (utente, data aggiornamento)
Possibilità di tenere sotto controllo lo spazio occupato attraverso in sistema articolato di limitazione delle dimensioni per ciascuna delle tipologie e dei formati di archiviazione
Possibilità di marcare ciascun contenuto con descrittori finalizzati sia alla ricerca che alla gestione, come un descrittore di ‘stato’, particolarmente utile se si desidera gestire il monitoraggio di processi di qualità o di customer care interna e/o esterna
Presenza di una breve descrizione associata a ciascun contenuto per una agevole anteprima in ricerca
Disponibilità di pratici strumenti di ricerca con possibilità di memorizzazione dei filtri da condividere con altri utenti in modo trasparente ed intuitivo
Possibilità di accogliere e gestire in modo integrato, mantenendo lo stesso sistema di autenticazione e abilitazione, moduli software CGI mirati alla esecuzione di specifiche attività
Generazione assistita di form che offre agli utenti autorizzati la possibilità di creare e somministrare ad altri utenti del sistema, in modo assolutamente autonomo, questionari e moduli (indagini esterne e interne di gradimento, sondaggi di opinione, richieste di servizio, segnalazioni)
Semplicità nell’amministrazione del sito e nell’attribuzione delle abilitazioni
Suscettibilità del sistema di aumentare le informazioni e/o le tipologie di contenuti gestite senza aggiornamenti software ed aggravio del costo di gestione, basandosi sulla semplice configurazione di un sistema altamente parametrizzato
Gestione strutturata dei contenuti tramite database
Indipendenza della gestione dei contenuti rispetto all'interfaccia grafica e possibilità di adottare molteplici interfacce grafiche in funzione del profilo dell’utente connesso o per postazioni multimediali condivise.
Facile integrazione con un eventuale sito preesistente e possibilità di utilizzare indifferentemente un proprio sistema di autenticazione utente oppure quello del server web ospitante
Possibilità di migrazione da intranet a intranet e viceversa
Integrazione con il servizio di posta elettronica che consente di inviare email agli altri utenti, di allegare gli elementi presenti nel sistema a messaggi verso indirizzi interni ed esterni, di essere avvisati, se desiderato, al verificarsi degli eventi di inserimento, modifica, cancellazione di contenuti
Presenza di un sistema snello di messaggistica breve, che consente agli utenti di scambiarsi in modo riservato brevi messaggi on-line con avviso di ricevimento nella pagina principale
Come funziona Merlino
Le informazioni esistenti all'interno di un sistema
organizzativo posseggono normalmente un valore
intrinseco legato alla funzione che esse devono svolgere
nel portare elementi conoscitivi dal mittente al
destinatario.
Ad un livello
ulteriore, rispetto al valore intrinseco, si colloca il
valore relazionale dell'informazione stessa: la
"comunicazione strutturata" si riferisce alla sinergia
tra le varie informazioni suscettibili di essere
valorizzate se gestite in modo relazionale ed al sistema
nel quale queste relazioni prendono vita.
L'estrazione del
valore relazionale dal complesso delle informazioni è
possibile unicamente con l'adozione di adeguati
strumenti organizzativi di gestione dell'informazione
orientati al soddisfacimento di esigenze conoscitive
interne ed esterne attraverso il passaggio da una logica
di gestione statica ad una dinamica. Questa scelta può
definirsi di tipo strategico.
Merlino acquisisce ed
organizza i contenuti del sistema a seguito delle azioni
di immissione, modifica, collegamento e cancellazione
effettuate dagli utenti che, in funzione del grado di
abilitazione di cui godono, vengono approcciati secondo
l'appartenenza a livelli, espressi da icone con questo
aspetto:
Questa impostazione
consente la gestione unificata di tutto il patrimonio
informativo di una organizzazione mantenendo le
necessarie garanzie di riservatezza dei dati.
Gli utenti non hanno
alcuna necessità di occuparsi di 'dove' sono finite le
informazioni fornite, gestite internamente come un
database, quanto, piuttosto di offrire al sistema per
ogni elemento trattato alcune notizie a corredo,
necessarie perché il patrimonio informativo contenuto
nell'elemento sviluppi il massimo del suo potenziale
organizzativo attraverso l'integrazione con gli altri
elementi presenti nel sistema.
Le azioni effettuate
dagli utenti sono disciplinate da un insieme di regole,
gestite dall'amministratore di sistema, al quale non è
richiesto il possesso di alcuna nozione di informatica
più complessa di quelle che consentono l'utilizzo di un
programma di videoscrittura o di gestione di fogli
elettronici.
Ogni elemento immesso
nel sistema viene caratterizzato secondo l'appartenenza
ad una 'categoria', rappresentata da un simbolo con
sfondo verde (es.: cartella, indice, modulo da
compilare on-line, lista, e così
via….)
A
ciascun elemento presente nel sistema vengono associate,
in modo elementare ed intuitivo, le informazioni
necessarie a definire il tipo di relazione che
eventualmente esiste con altri elementi (presenza in
cartella o elenco, analogia del contenuto, allegato,
conseguenza, risposta, esito, etc…) utilizzando uno dei
simboli che esprimono collegamento.
Naturalmente
l'esistenza di un collegamento è resa esplicita solo a
quegli utenti che posseggono l'abilitazione ad accedere
agli elementi collegati.
Degli elementi
aggiornati o modificati vengono mantenute, se previsto,
le versioni precedenti all'aggiornamento o alla modifica
in successione cronologica; le versioni precedenti sono
accessibili agli utenti che possiedono la specifica
abilitazione.
Non vi sono elementi
presenti nel sistema che possano ritenersi abbandonati,
'persi' oppure obsoleti: Merlino offre gli strumenti per
la completa manutenzione dei contenuti operabile anche
da utenti diversi dall'amministratore, attraverso
l'esecuzione di ricerche sulla base della data di
scadenza degli elementi.
L'amministratore si
occupa esclusivamente di: pianificare e
definire le caratteristiche dei nuovi oggetti, delle
configurazioni dei collegamenti possibili e delle
relative autorizzazioni; Monitorare la
coerenza delle operazioni compiute dagli utenti, con
possibilità di apportare correzioni ed ottimizzazioni;
Monitorare l'obsolescenza dei singoli contenuti, se non
desidera delegare questa funzione agli utenti; Gestire le
autorizzazioni degli utenti sulla base degli input
provenienti dal management aziendale;
REQUISITI TECNICI
Requisiti
minimi del server
hardware - Processore 2.0Ghz - 512Mb RAM - Scheda LAN
- Lettore CD-ROM - 1 porta USB libera
software - Sistema
operativo: Windows98/XP/NT/2003 o Linux - Web Server
(Apache, IIS, Sambar, PWS, etc..)
Requisiti consigliati del server
hardware - Processore 3.0Ghz - 1Gb RAM
software - Web Server Apache
- Database MySql
Requisiti
minimi client
software -
Browser Internet Explorer/Firefox/Netscape
- Microsoft Word o equivalente - Microsoft Excel o equivalente -
Acrobat Reader - Windows MediaPlayer o equivalente
Cos'è Merlino 
cartella, 
indice, 
modulo da
compilare on-line, 
lista, e così
via….) 
